個人情報保護方針

協同組合日本イラストレーション協会（以下「当協会」という）は、以下の通り、個人情報保護方針（以下「本方針」という）を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業者等に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進する。

第1条（法令等の遵守）

1. 当協会は、個人情報保護の仕組みの構築及び運用にあたっては、個人情報保護法等諸法令及びその他規範を遵守する。
2. 当協会は、個人情報に関して適用される諸法令及びその他規範の改正が行われた場合やその他見直しが必要となった場合には、本方針の内容を適宜見直し、その改善に努める。
3. 当協会の個人情報保護に関する各規程の作成および運用は、本方針に基づくものとする。

第2条（個人情報の利用目的）

1. 当協会は、利用目的の範囲内で個人情報を取扱う。
2. 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えないものとし、速やかに、変更後の利用目的を、本人に通知または公表する。
3. 当協会は、各個人情報ごとに定めた利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱う場合には、法令等により例外とされている場合を除き、あらかじめ本人の同意を得るものとする。
4. 個人情報に関しては、その性質、必要性に応じて具体的に利用目的を定め、その都度、本人に通知または公表する。なお、個人データを第三者に提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。
5. 従業者等に関する個人情報に関しては、社会保障事務、医療事務、給与の支払事務及び源泉徴収事務その他勤務管理において必要とされる範囲においてのみ利用するものとする。
6. 違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがある方法により個人情報を利用しない。

第3条（個人情報の取得方法）

1. 当協会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しない。
2. 当協会は、要配慮個人情報については、あらかじめ本人の同意を得て取得する。
3. 当協会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知または公表する。
4. 当協会は、契約書その他の書面（電磁的記録を含む。）に記載された本人の個人情報を取得する場合などにおいては、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。

第4条（利用目的の公表方法）

1. 当協会が、個人情報に関する利用目的を公表する場合は、当協会ホームページに掲載する（https://jilla.or.jp）。現時点の各個人情報に関する利用目的は別表１の通りである。
2. 従業者等（契約社員等を含む）に関する個人情報に関する利用目的は、原則として本人への通知をもって行うものとする。

第5条（個人データの正確性の確保等）

1. 当協会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報データベース等への個人情報の入力時の照合・確認の手続を整備する。
2. 当協会は、訂正等の手続の整備、記録事項の更新、保存期間の設定等を行うことにより、個人データを正確かつ最新の内容に保つように努める。
3. 当協会は、個人データについて利用する必要がなくなったとき、すなわち、利用目的が達成され、個人データを保有する合理的な理由がなくなった場合や利用目的の前提となる業務自体が中止となった場合等は、法令の定めにより保存期間等が定められている場合を除き、できる限り速やかに、個人データを消去するよう努める。
4. 当協会は、保有個人データに関する事項について、法令の定めにより本人の求めに応じて遅滞なく回答する。
5. 当協会は、法令の定めにより本人から、本人が識別される個人データの開示の請求を受けた場合には、本人に対し、遅滞なく、個人データを開示する。但し、開示しない旨の決定をしたとき、当該保有個人データが存在しないとき、または本人が請求した方法による開示が困難であるときは、本人に対し、遅滞なく、その旨及び理由を通知する。
6. 当協会は、法令の定めにより本人から、個人データの内容の訂正、追加または削除の請求を受けた場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人データの内容の訂正等を行う。個人データの内容の全部もしくは一部について訂正等を行ったとき、または訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨、訂正等を行った内容を通知する。

第6条（個人データの安全管理措置）

1. 当協会は、取り扱いに際し、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人デ-タの安全管理のため、組織体制、個人データ取扱規程等を整備するなど必要かつ適切な措置を講ずる。
2. 当協会は、個人データの取扱状況を確認する手段を整備するとともに、個人データが漏えいした場合等、起因するリスクに応じて必要かつ適切な対応措置や手法を定める。
3. 当協会は、常に個人データの取扱状況を把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改善に努める。
4. 当協会は、物理的安全管理措置として、機器及び電子媒体の盗難等の防止等の措置を講ずるように努める。

第７条（個人データ取扱に関する従業者の監督）

1. 当協会は、当協会の従業者等に個人データを取り扱わせるにあたっては、安全管理措置を遵守させるよう、必要かつ適切な監督を行う。
2. 当協会は、当協会の従業者等に個人情報保護の重要性等について、定期的な教育を行う。

第８条（委託先の監督）

当協会は、個人データの取扱いの全部または一部を委託する場合は、その取扱いを委託した個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対して必要かつ適切な監督を行う。

第9条（苦情への対応）

当協会は、個人情報の取扱いに関する苦情があった場合には、適切、迅速に対応するように努める。また、そのために必要な協会内体制の整備に努める。

附則
施行日：2019年9月1日
最終改定日：2021年9月29日
協同組合 日本イラストレーション協会